Checklist d’accueil des exposants.
Accueillir un exposant, c’est accompagner un participant confirmé jusqu’à ce que son équipe soit prête : informations à jour, stand attribué, documents vérifiés et accès ouverts. Pour chaque exigence, définissez un responsable, une échéance et un critère de validation clair.
1. Confirmer l’exposant et l’édition
Enregistrez le nom de l’entreprise, le contact principal et l’édition de l’événement. Séparez les informations réutilisables de l’entreprise de sa participation à l’édition. Précisez qui valide les modifications et qui reçoit les questions opérationnelles.
2. Confirmer l’attribution du stand
Associez l’exposant au bon stand. Vérifiez que l’organisateur et l’exposant voient la même attribution et identifiez l’équipe chargée des modifications. Partagez les consignes d’installation propres à l’événement.
3. Lister les documents requis
Pour chaque document, précisez le contenu attendu, l’échéance, la personne chargée de la vérification et les critères d’acceptation. Les exigences varient : partez des consignes réelles de l’organisateur et du lieu, plutôt que de copier celles d’un autre salon.
4. Inviter l’équipe de l’exposant
Identifiez les personnes qui ont besoin d’un accès et les actions autorisées pour chacune. Demandez à un exposant de vérifier ses informations, de retrouver son stand et de déposer un document avant d’inviter toute son équipe.
5. Vérifier les envois et relancer
Distinguez les documents manquants, déposés et acceptés dans votre checklist. Chaque relance doit préciser l’élément concerné, la correction attendue et la prochaine échéance. Attribuez les questions non résolues à un responsable.
6. Vérifier les équipes et les badges
Confirmez les personnes présentes, l’orthographe de leurs noms et les informations nécessaires aux badges. Définissez comment communiquer les changements de dernière minute et qui les traitera sur place.
7. Effectuer une dernière vérification
Vérifiez ensemble les contacts, stands, documents et équipes de chaque exposant. Notez les points non résolus et leurs responsables. Conservez les dossiers de l’édition terminée séparément de ceux de la suivante.
Une checklist à réutiliser
- Entreprise, contact principal et édition confirmés
- Attribution du stand vérifiée avec l’exposant
- Documents requis, échéances et responsables de vérification identifiés
- Accès et droits des exposants vérifiés
- Envois vérifiés et éléments en attente attribués
- Noms des équipes et informations des badges confirmés
- Dernières exceptions consignées avec un responsable
Passer à la pratique
- Créer et vérifier un dossier exposant
- Gérer les stands et leurs attributions
- Collecter et vérifier les documents des exposants
- Inviter les exposants sur leur portail
- Préparer les informations des visiteurs et des badges
Comment SummitBase accompagne ce travail
SummitBase réunit dossiers exposants, attributions de stands, documents et inscriptions dans un même espace, avec un portail exposant. Cette checklist propose une méthode de travail ; votre équipe définit les exigences et vérifie la préparation.
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